Administrar su salón
El Escritorio de Recepción.
La calidad y el precio de los servicios son algunos de los elementos más importantes de tener un salón exitoso, sin embargo con frecuencia se pasa por alto el mostrador de recepción, que es el centro de operación.
Los mejores salones emplean recepcionistas profesionales que manejan el trabajo de tomar citas y dar la bienvenida a los clientes.
El/la recepcionista es segundo(a) en importancia solo a los profesionales con licencia. Un(a) recepcionista bien entrenado(a) es crucial al ser la primera persona que el cliente contacta.
El (la) recepcionista deberá ser amable, recibir a cada cliente con una sonrisa y dirigirse a ellos por su nombre.
Un servicio eficiente y amigable promueve el bienestar, la confianza y la satisfacción. Además de cumplir con el importante papel de recibir a los clientes, el (la) recepcionista maneja otras funciones importantes que incluyen contestar el teléfono, anotar citas, informar al personal que el cliente ha llegado, preparar el diario de citas y recomendar servicios adicionales a los clientes.
El (la) recepcionista deberá tener un conocimiento profundo de todos los productos que tenga a la venta el salón, de manera que también pueda fungir como vendedor y fuente de información para los clientes.
Una de las responsabilidades más importantes que tiene el (la) recepcionista es reservar citas. Esto debe ser hecho con cuidado porque los servicios se venden en términos del tiempo en la página de citas. Las citas deben ser programadas para que el tiempo de todo el personal sea utilizado de la manera más eficiente.
Bajo circunstancias ideales, un cliente no debería esperar para ser atendido, ni los empleados que los atienden deberían esperar al cliente.
Una parte importante del negocio es manejada desde el teléfono. Los buenos hábitos telefónicos y técnicas hacen posible que el dueño del salón y los empleados incrementen su negocio y mejoren sus relaciones con clientes y proveedores, Una contestación apropiada y amable a cada llamada ayudará a construir la reputación del salón.
Debido a que el salón puede ser un lugar ruidoso, las llamadas a clientes y proveedores deberán ser hechas en un momento calmado del día o desde un área silenciosa.
Al usar el teléfono el (la) recepcionista deberá:
- Tener una voz agradable, hablar claro y usar gramática correcta. Una sonrisa en la voz cuenta mucho
- Mostrar interés y atención al hablar con clientes o proveedores
- Ser cortés, respetuoso y educado con todos, aun con las personas que prueben el límite de su paciencia.
- Tener tacto, No decir ninguna cosa que irrite a la persona que está del otro lado de la línea.
Las llamadas que llegan son la fuente vital del salón. Los clientes usualmente llamarán con tiempo para pedir citas, o podrían hablar para cancelar o reprogramar una cita. El (la) recepcionista que contesta el teléfono deberá tener las suficientes habilidades para manejar estas llamadas.
Las primeras palabras que usted dice le hacen saber a quien llama algo acerca de su personalidad. Hágales saber a quienes llaman que le agrada escucharlos.
Cuando llegan llamadas, el (la) recepcionista debe atender el teléfono con rapidez. En un sistema con más de una persona en la línea, si entra una llamada mientras usted contesta otra línea, avise a la primera persona que la pondrá en espera, conteste la segunda llamada y solicite a esa persona que lo (la) espere mientras usted completa la primera llamada. Tome las llamadas en el orden en que llegan.
Cuando anote citas, el (la) recepcionista deberá anotar primero el nombre y apellido del cliente, su teléfono y el servicio solicitado. Muchos salones llaman al cliente uno o dos días antes para confirmar la cita. Hay sistemas automáticos que pueden enviar un correo electrónico o un texto para confirmación de citas.
Sea justo al asignar trabajo. No le anote seis citas a un empleado y solo dos a otro. A menos que sea necesario, porque usted esté trabajando con especialistas. Como quiera, si alguien llama y solicita una cita con un profesional en particular, en cierto día y tiempo. Haga todo el esfuerzo por acomodar la solicitud de ese cliente.